Sincronización bidireccional con el CRM en los tableros de oportunidades
Qué significa aquí "bidireccional"
Los tableros de oportunidades (deal boards) se sincronizan en ambos sentidos:
- Del CRM a Outdoo AI: las oportunidades y los valores de sus campos proceden de su CRM conectado. Cuando una oportunidad cambia en el CRM (etapa, propietario, fecha de cierre, importe, etc.), el cambio llega a Outdoo AI mediante la sincronización habitual de datos del CRM y el tablero muestra el valor actualizado.
- De Outdoo AI al CRM: en los campos que el propietario del tablero marca como editables, los miembros del equipo pueden cambiar un valor directamente en el tablero. Outdoo AI escribe de inmediato el nuevo valor en el registro de la oportunidad en su CRM.
En conjunto, esto mantiene coherentes las vistas del pipeline en Outdoo AI y los registros de su CRM, sin tener que introducir los datos dos veces manualmente.
Cómo funciona en la práctica
- Conecte su CRM (administrador del espacio de trabajo). Los tableros de oportunidades se basan en los datos de oportunidades del CRM, por lo que es necesario conectar un CRM para que un tablero pueda mostrar oportunidades.
- Configure el tablero de oportunidades. Vaya a Opportunities > Pipelines, abra el tablero y haga clic en Edit Board (o haga clic en More Actions > Create Board para crear uno nuevo). Solo el propietario del tablero puede cambiar su configuración. La página de configuración tiene estas secciones:
- General Settings: el nombre y la descripción del tablero, y si todos los equipos pueden acceder a él.
- Order By: el orden predeterminado de las oportunidades.
- Filters y Tabs: qué oportunidades aparecen en el tablero y cómo se agrupan, a partir de los campos de oportunidad del CRM.
- Static Fields: columnas de solo lectura que muestran los datos del CRM de cada oportunidad.
- Editable Fields - with CRM Sync: campos del CRM que su equipo puede editar en el tablero, con los cambios sincronizados en su CRM. Haga clic en Add Field para elegirlos de la lista. En esa lista solo aparecen los campos que su CRM permite actualizar a Outdoo AI.
- Edite un valor en el tablero. Pase el cursor sobre una celda de una columna editable y haga clic en el icono del lápiz (o haga doble clic en la celda). Introduzca el nuevo valor y haga clic en Save. Outdoo AI actualiza la oportunidad en su CRM y el tablero muestra el nuevo valor. No se pueden guardar valores vacíos.
La edición en el tablero está disponible para los miembros del equipo que tienen acceso de edición a ese tablero. Si no aparece el icono del lápiz, o bien la columna no es un campo editable, o bien usted no tiene acceso de edición.
Los controles de sincronización de todo el espacio de trabajo, como si se importan a Outdoo AI todas las oportunidades recientes del CRM, se encuentran en Company Settings > CRM > CRM Data Sync. Configúrelos para que las oportunidades adecuadas lleguen a sus tableros.
CRM compatibles
Los tableros de oportunidades funcionan con el CRM conectado a su espacio de trabajo. Salesforce, HubSpot y Pipedrive tienen sus propias páginas de configuración en Company Settings > CRM. Otros CRM a los que se conecta Outdoo AI son:
Para ver la lista completa y actualizada, vaya a Company Settings > CRM > All CRMs. Los CRM ya vinculados a su espacio de trabajo aparecen en Connected, y el resto, en Available CRMs.
Los campos que se pueden editar desde un tablero dependen del conector: un campo solo aparece en Editable Fields - with CRM Sync si ese CRM permite que Outdoo AI lo actualice.
Consejos para administradores
- Empiece con un conjunto reducido de campos editables. Añada solo los campos que los miembros del equipo deban cambiar desde el tablero. Todo lo demás puede permanecer en Static Fields, donde se sigue mostrando desde el CRM pero no se puede editar.
- Respete los permisos del CRM. Si un campo es de solo lectura o está restringido en el CRM, no se ofrecerá como campo editable.
- Compruebe primero CRM Data Sync. Si faltan en un tablero oportunidades que esperaba ver, confirme que la conexión con el CRM funciona correctamente y que Company Settings > CRM > CRM Data Sync está importando las oportunidades que necesita.
- Cuando el tablero y el CRM no coincidan, considere el registro del CRM como la fuente de referencia. Después, confirme que el campo figura en Editable Fields - with CRM Sync y que la integración sigue conectada.
Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Si tiene alguna consulta, escríbanos a support@outdoo.ai