Cómo crear un lote
Los lotes (batches) permiten a los administradores asignar uno o varios cursos a un grupo de participantes al mismo tiempo. Se utilizan habitualmente para promociones de incorporación, programas de certificación, formación de equipos e iniciativas de aprendizaje recurrentes.
Antes de crear un lote, asegúrese de que los cursos que desea asignar ya existen en:
Manage > Courses
También puede crear primero el lote y añadir los cursos después, aunque a la mayoría de los administradores les resulta más sencillo tener los cursos listos antes de crear el lote.
Antes de empezar
Asegúrese de que:
- Tiene permiso para gestionar lotes y cursos
- Hay al menos un curso creado
- Ha identificado a los usuarios o equipos a los que quiere asignar la formación
Nota: Solo los cursos Closed deben asignarse mediante lotes. Los cursos Open se asignan automáticamente a todos los usuarios y no requieren inscripción mediante un lote.
Crear un lote
Paso 1: Abra la gestión de lotes
- Vaya a Manage > Batches.
- Haga clic en Create Batch.
Para modificar un lote existente, selecciónelo y haga clic en Edit.
Paso 2: Añada los cursos
- Haga clic en Add Courses.
- Seleccione uno o varios cursos para incluirlos en el lote.
- Guarde su selección.
Solo es necesario añadir a un lote los cursos Closed. Los cursos Open ya están disponibles automáticamente para todos los participantes.
Paso 3: Seleccione a los participantes
Elija quién debe recibir los cursos asignados.
Puede:
- Seleccionar usuarios individuales
- Seleccionar equipos completos
- Combinar ambas opciones si lo necesita
También puede incluir en el lote a usuarios pendientes (usuarios que han sido invitados pero aún no han activado su cuenta).
En cuanto un usuario pendiente active su cuenta, todos los cursos asignados mediante el lote estarán disponibles automáticamente.
Paso 4: Configure la planificación
Defina las fechas del lote.
Fecha de inicio (Start Date)
La fecha a partir de la cual los participantes pueden acceder a los cursos asignados.
Fecha de finalización (End Date)
La fecha en que se cierra el lote.
Plazo de finalización (Completion Window)
El número de días que tiene un participante para completar el curso una vez que lo ha empezado.
Ejemplo
Configuración | Valor |
|---|---|
Fecha de finalización del lote | 18 de marzo |
Plazo de finalización | 2 días |
El participante empieza el curso | 14 de marzo |
Fecha límite de finalización | 16 de marzo |
En este ejemplo, el participante debe terminar antes del 16 de marzo, aunque el lote en su conjunto siga abierto hasta el 18 de marzo.
Paso 5: Active los recordatorios por correo electrónico (opcional)
Puede activar notificaciones automáticas por correo electrónico para ayudar a los participantes a cumplir los plazos.
Si están activadas, Outdoo AI puede:
- Notificar a los participantes cuando se les asigna un curso
- Recordarles los plazos que se acercan
- Avisarles cuando un curso está a punto de caducar
Paso 6: Publique el lote
Haga clic en Publish para activar el lote.
Una vez publicado:
- Los participantes reciben notificaciones de asignación
- Los cursos están disponibles según la planificación configurada
- El progreso empieza a registrarse en los informes y análisis
Editar un lote publicado
Los lotes publicados se pueden seguir editando por completo.
En cualquier momento, puede:
- Añadir o quitar participantes
- Añadir, actualizar o quitar cursos
- Cambiar las fechas de inicio y finalización
- Ajustar los plazos de finalización
- Modificar la configuración de los recordatorios
Por ejemplo, si hay que ampliar el plazo de una formación, puede cambiar la fecha de finalización del lote sin crear uno nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Se actualiza automáticamente un lote si modifico un curso después?
No.
Si modifica un curso que ya está asignado a un lote activo, debe actualizar la versión del curso en el lote. Normalmente, la versión actualizada llega a:
- Los participantes que aún no han empezado el curso
- Los nuevos participantes que se añadan al lote más adelante
- Los participantes que ya han completado el curso conservan la versión que completaron y con la que se les evaluó
- Si un participante ha empezado el curso pero no lo ha completado, el curso se restablece para él y pierde el progreso que llevaba.
Los datos históricos de rendimiento no cambian, por lo que los informes siguen siendo precisos aunque el contenido de los cursos evolucione con el tiempo.
¿Puedo editar un curso después de inscribir a los participantes?
Sí, con algunas limitaciones.
Puede:
- Añadir agentes de juego de rol
- Quitar agentes de juego de rol
- Actualizar el contenido del curso
Sin embargo, algunas opciones del curso no se pueden cambiar una vez creado.
Estado Open o Closed
El estado Open o Closed de un curso es permanente y no se puede cambiar una vez creado el curso.
Si necesita una estructura de curso completamente distinta, le recomendamos lo siguiente:
- Cree un curso nuevo.
- Quite el curso antiguo del lote.
- Añada el curso nuevo al lote.
Los resultados históricos de los participantes y los datos de los informes del curso original siguen disponibles.
¿Qué pasa si necesito restablecer la formación de un solo participante?
Actualmente no es posible restablecer el intento o la puntuación de un participante concreto en un curso.
¿Tengo que crear un lote nuevo para cada ciclo de formación?
No.
Puede elegir el enfoque que mejor se adapte a sus necesidades operativas y de informes.
Opción 1: Reutilizar un lote existente
Siga añadiendo nuevos participantes y cursos al mismo lote con el tiempo.
Opción 2: Crear un lote nuevo por promoción
Cree lotes independientes para:
- Grupos de incorporación mensuales
- Programas de certificación trimestrales
- Iniciativas de formación específicas de un equipo
Muchas organizaciones prefieren lotes independientes porque los informes de rendimiento se pueden filtrar por lote.
¿Puedo añadir a alguien que todavía no tiene cuenta de Outdoo AI?
Sí.
Puede añadir usuarios a un lote mientras su invitación sigue pendiente.
En cuanto activen su cuenta, todos los cursos asignados estarán disponibles automáticamente.
Buenas prácticas
- Siempre que sea posible, cree los cursos antes que los lotes.
- Use nombres de lote descriptivos (por ejemplo, «Incorporación de ventas octubre 2026»).
- Cree lotes independientes si quiere informes separados por promoción.
- Revise con atención los plazos de finalización para que los participantes tengan tiempo suficiente para terminar la formación.
- Active los recordatorios por correo electrónico para formaciones obligatorias o con fecha límite.
Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Si tiene alguna consulta, escríbanos a support@outdoo.ai