Crear y gestionar perfiles de permisos
Un perfil de permisos controla lo que un miembro del equipo puede ver y hacer en Outdoo AI: qué páginas puede abrir, a qué llamadas de quién puede acceder, qué acciones puede realizar en esas llamadas y qué opciones de configuración puede gestionar. Cada miembro del equipo tiene un perfil de permisos en cada espacio de trabajo al que pertenece.
Outdoo AI incluye un conjunto de perfiles predeterminados que cubren las necesidades habituales. Cuando un perfil predeterminado no encaja, puede crear un perfil personalizado y elegir exactamente qué permisos incluye.
Vaya a Company Settings > People Settings > Permission Profiles para ver y gestionar los perfiles de permisos.
Perfiles predeterminados y personalizados
Los perfiles predeterminados los proporciona Outdoo AI y aparecen en la lista con una etiqueta Default. Algunos ejemplos son Admin, Manager, Employee y Viewer. Puede abrir un perfil predeterminado para ver lo que permite. Los perfiles predeterminados no se pueden editar ni eliminar.
Los perfiles personalizados son los que crea su empresa. Puede editarlos, duplicarlos o eliminarlos en cualquier momento. La lista muestra cuándo se actualizó por última vez cada perfil personalizado y quién lo hizo.
Para ver un resumen de lo que puede hacer cada perfil predeterminado, consulte la Guía de perfiles de permisos predeterminados y Perfiles de permisos predeterminados para las funciones de práctica.
Los perfiles de permisos se definen por espacio de trabajo
Los perfiles de permisos pertenecen a un espacio de trabajo. Un banner en la parte superior de la página muestra qué espacio de trabajo está viendo. Para ver los perfiles de otro espacio de trabajo, haga clic en Change Workspace, elija el espacio de trabajo y haga clic en Show Profiles.
Quién puede gestionar los perfiles de permisos
Permission Profiles está disponible para:
- Los miembros del equipo marcados como Technical administrator en Team Management.
- Los miembros del equipo cuyo perfil de permisos tiene activado Manage users (en Business access).
Este mismo permiso también da acceso a Team Management.
Crear un perfil personalizado
- Vaya a Company Settings > People Settings > Permission Profiles.
- Haga clic en New Profile.
- En Role details, introduzca un Name (obligatorio) y, de forma opcional, una Description que explique para quién es el perfil.
- Recorra las secciones de permisos y active lo que necesita este perfil. Utilice el menú lateral para saltar de una sección a otra. Las secciones formadas por permisos de activar/desactivar, como Business access y las secciones de acciones sobre llamadas, también tienen un interruptor que activa o desactiva todos sus permisos a la vez.
- Haga clic en Create Profile.
El nuevo perfil aparece en la lista y se puede asignar a los miembros del equipo de inmediato.
Editar un perfil personalizado
- En la lista, haga clic en el perfil, o haga clic en el menú de tres puntos situado junto a él y seleccione Edit.
- Cambie el nombre, la descripción o los permisos.
- Haga clic en Save Changes.
Los cambios se aplican a todos los miembros del equipo que tienen ese perfil.
Duplicar un perfil
Duplicar es la forma más rápida de crear un perfil similar a uno que ya tiene.
- Haga clic en el menú de tres puntos situado junto a un perfil personalizado y seleccione Duplicate.
- Outdoo AI abre una copia con los mismos permisos. Una copia de "Sales Manager" se llama "Sales Manager - Copy".
- Cámbiele el nombre, ajuste los permisos y haga clic en Create Profile.
Eliminar un perfil personalizado
- Haga clic en el menú de tres puntos situado junto al perfil y seleccione Delete.
- Confirme en la ventana Delete Permission Profile.
La eliminación de un perfil no se puede deshacer. Los perfiles predeterminados no se pueden eliminar.
Qué puede controlar en un perfil
Todos los permisos se definen en un único formulario de perfil, y las secciones siguientes aparecen en el mismo orden que en él. Muchos permisos llevan una etiqueta Real Calls (llamadas reales con clientes), una etiqueta Practice (llamadas de práctica) o ambas, para que pueda ver a qué se aplica cada uno. Pase el cursor sobre una etiqueta para ver a qué se aplica. Si su plan no incluye Revenue Intelligence o AI Roleplay, los permisos correspondientes se muestran como de solo lectura, con una nota que explica el motivo.
Business access
Permisos de primer nivel compartidos en todo el espacio de trabajo:
- Manage billing
- Manage users (da acceso a Team Management y Permission Profiles)
- Export data (descargar datos de listas e informes)
Page access
Elija qué páginas pueden abrir los usuarios. Al seleccionar un grupo, se activan todas sus páginas.
- Practice: Roleplay Agents, Courses, Call Blitz, AI Trainer, History
- Real Calls: History, Library, Streams
- Opportunities: Pipelines, Insights
- CRM Automation
- Performance
Real call access
Elija a qué llamadas reales con clientes, y de quién, pueden acceder los usuarios: No access, All calls, Their manager's team, People who report to them, Only their own, Specific users, Specific teams o Calls with specific labels.
- Their manager's team: sus propias llamadas, las de su responsable y las de todas las demás personas que dependen de ese responsable. No incluye a las personas que dependen de ellos.
- People who report to them: sus propias llamadas y las de las personas que dependen directamente de ellos. No incluye a su responsable.
Real call actions
Acciones que los usuarios pueden realizar en las llamadas reales a las que tienen acceso: Score calls, Regenerate AI scorecard, Link AI scorecard to call, Generate follow-up email, Link CRM records to calls, Fix speakers, Run CRM Automation on calls, Regenerate insights, Share calls, Make their own calls private, Create snippets, Record a call, Play recordings, Download media, Copy media, Rename calls, Delete calls, Add labels to calls, Comment on calls, View transcript y Upload calls.
- Fix speakers permite asociar las voces con las personas correctas de una llamada. Al guardar, se vuelven a generar los insights de la llamada.
- Record a call corresponde al acceso directo Record a Call de Home.
Library access
Elija qué carpetas de la biblioteca de la empresa pueden abrir los usuarios (No access, All folders o Selected folders only) y si pueden usar Create folders, Edit folders y Archive folders.
Streams access
Elija qué streams pueden abrir los usuarios (No access, All streams o Selected streams only) y si pueden usar Create folders, Edit folders y Archive folders. Dentro de un stream, los usuarios solo ven las llamadas que les permite su Real call access.
Practice call access
Elija a qué llamadas de práctica, y de quién, pueden acceder los usuarios. Las opciones son las mismas que en Real call access, con All practice calls en lugar de All calls.
Practice call actions
Acciones que los usuarios pueden realizar en las llamadas de práctica a las que tienen acceso: Copy media, Share calls, Rename calls, Delete calls, Upload calls, Download media, Play recordings, Add labels to calls, View transcript, Comment on calls y Regenerate AI scorecard.
Agent access
Elija a qué agentes de juego de rol pueden acceder los usuarios (No access, All agents, Agents with specific tags o Agents in specific folders) y si pueden usar Manage agents y Embed agents. Manage agents requiere que Agent access esté configurado como All agents.
Performance access
Elija de quién pueden ver los datos los usuarios en la página Performance. Las opciones son las mismas que en Real call access, con Everyone en lugar de All calls.
Management
Opciones de configuración que los usuarios pueden gestionar: Manage scorecards, Manage courses, Manage batches, Manage Call Blitz, Manage roleplay types, Manage scenarios, Manage workflows, Manage resources, Manage trackers, Manage AI questions, Manage vocabulary, Manage categories y Manage labels. Cada elemento lleva una etiqueta Real Calls o Practice (o ambas) que indica a qué se aplica. Manage labels solo se aplica a Real Calls.
AI assistant
Funciones de IA que pueden usar los usuarios: Generate agent, Generate scorecard y Chat with AI.
Permisos que dependen unos de otros
Algunos permisos solo funcionan juntos, por lo que Outdoo AI los mantiene coherentes a medida que hace cambios y le indica lo que ha cambiado. Por ejemplo:
- Real call actions requiere la página Real Calls History y un nivel de Real call access distinto de No access.
- Practice call actions requiere la página Practice History.
- Agent access, Manage agents, Embed agents y Generate agent requieren la página Roleplay Agents.
- Generate scorecard requiere Manage scorecards.
- Regenerate AI scorecard requiere Link AI scorecard to call.
Si limita el acceso a usuarios, equipos, etiquetas, tags, carpetas o streams concretos, seleccione al menos un elemento. De lo contrario, Outdoo AI no guardará el perfil y le indicará el campo que requiere atención.
Asignar un perfil de permisos a los miembros del equipo
Los perfiles de permisos se asignan en Team Management, uno por espacio de trabajo.
- Vaya a Company Settings > People Settings > Team Management.
- Haga clic en Add Member para añadir a una persona nueva, o abra un miembro del equipo existente para editarlo.
- En Select Home Workspace, elija el espacio de trabajo principal. Debe tener un perfil de permisos.
- Para cada espacio de trabajo que deba usar el miembro del equipo, elija un perfil de permisos en el desplegable situado junto a él. El desplegable muestra los perfiles de permisos de ese espacio de trabajo, incluidos los personalizados. Deje un espacio de trabajo como No access si no debe usarlo.
- Haga clic en Confirm and add member o en Save details.
Si su plan se factura por usuario y un cambio de perfil consume una nueva licencia de pago, Outdoo AI le pide que confirme el cambio de facturación antes de guardar. Para obtener más información sobre cómo añadir miembros del equipo, consulte Añadir o gestionar miembros del equipo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar un perfil predeterminado?
No. Cree un perfil nuevo con los permisos que necesita, o duplique un perfil personalizado similar, y asígnelo a los miembros del equipo que lo necesiten.
¿Puedo duplicar un perfil predeterminado?
No, la opción Duplicate solo está disponible en los perfiles personalizados. Abra el perfil predeterminado para revisarlo y, después, haga clic en New Profile y active los mismos permisos.
¿Qué ocurre con los miembros del equipo cuando edito su perfil?
Los nuevos permisos se aplican a todas las personas que tienen ese perfil. No es necesario volver a asignarlo.
¿Puede un miembro del equipo tener perfiles distintos en distintos espacios de trabajo?
Sí. El miembro del equipo tiene un perfil de permisos independiente en cada espacio de trabajo, y cada espacio de trabajo mantiene su propia lista de perfiles.
¿Por qué algunos permisos aparecen atenuados?
O bien se trata de un perfil predeterminado (no se puede editar), o bien su plan no incluye Revenue Intelligence o AI Roleplay. Una nota en la sección explica el motivo.
¿Por qué Outdoo AI ha activado o desactivado un permiso por sí solo?
Algunos permisos dependen de otros. Cuando cambia uno, Outdoo AI actualiza los permisos relacionados y muestra un mensaje que explica lo que ha cambiado.
¿Por qué veo un mensaje que indica que no tengo acceso a una página?
El mensaje indica el permiso que le falta. Pida a un administrador de su empresa que actualice su perfil de permisos.
No veo Permission Profiles en Settings. ¿Por qué?
Necesita el permiso Manage users o la opción Technical administrator. Pida a un administrador de su empresa que actualice su perfil de permisos.
Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Si tiene alguna consulta, escríbanos a support@outdoo.ai