Acerca de los perfiles de consentimiento
Algunas regiones y estados exigen que se informe a todas las partes de una llamada de que se está grabando. Infórmese sobre las leyes y normativas aplicables en su ubicación. Como buena práctica, Outdoo AI recomienda avisar a todos los participantes de la grabación de las llamadas, independientemente de la ubicación.
Métodos para obtener el consentimiento
Outdoo AI ofrece dos formas de avisar a los participantes de la grabación:
- Audio Prompt: los participantes escuchan un breve aviso al inicio de la reunión que indica que se está grabando.
- Pre-call email: los clientes reciben un correo electrónico automático 10 minutos antes de la llamada programada que les recuerda que la reunión se grabará.
Gestionar la configuración de consentimiento
Las necesidades de consentimiento suelen variar según la región, el equipo o el caso de uso. Outdoo AI ofrece perfiles de consentimiento para gestionar estos requisitos. Puede crear perfiles para distintos equipos o zonas geográficas para mantener el cumplimiento normativo y simplificar las operaciones.
Qué puede hacer con los perfiles de consentimiento
- Activar o desactivar el correo electrónico previo a la llamada y el aviso de audio en cada perfil
- Reproducir el aviso de audio en el idioma de los participantes y elegir el anuncio y la voz
- Crear perfiles independientes para distintas regiones o equipos
- Asignar un perfil a cada miembro del equipo para que se apliquen las mismas reglas a todas sus llamadas
Flujo de trabajo: configurar la obtención del consentimiento
1. Cree o personalice perfiles de consentimiento
- Vaya a Company Settings > Conversation Capture > Consent Profile
- Utilice un perfil existente o cree perfiles nuevos para necesidades concretas
- Active al menos un método para avisar a los participantes: el aviso de audio o el correo electrónico previo a la llamada
2. Asigne perfiles a los miembros del equipo
- Vaya a Company Settings > People Settings > Team Management, abra un miembro del equipo y elija un Recording consent profile
- Pruebe los perfiles con un grupo reducido antes de implantarlos de forma más amplia
Buenas prácticas de cumplimiento normativo
- Utilice avisos de audio y correos electrónicos previos a la llamada en todos los casos para mantener la coherencia
- Valide los nuevos perfiles de consentimiento con grupos reducidos antes de implantarlos
- Manténgase al día de la normativa regional sobre grabaciones para garantizar el cumplimiento continuo
Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Si tiene alguna consulta, escríbanos a support@outdoo.ai