Vorlagen für Follow-up-E-Mails

Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Follow-up-E-Mails erstellen, mit Platzhaltern personalisieren und für Gespräche nutzen.

Mit Vorlagen für Follow-up-E-Mails legen Sie den Aufbau eines Follow-ups einmal fest und verwenden ihn für jedes Gespräch wieder. Wenn Sie aus einem Gespräch ein Follow-up generieren, können Sie die Standardvorlage oder eine eigene Vorlage verwenden. So ist jedes Follow-up so formuliert, wie Ihr Team es möchte.

Eine Vorlage erstellen

Gehen Sie zu Manage > Follow-up Templates und klicken Sie auf Add Template.

Geben Sie unter Template details einen Template name ein (zum Beispiel „Follow-up nach dem Gespräch“).

Fügen Sie Tags hinzu, um Ihre Vorlagen zu ordnen. Geben Sie ein Tag ein und drücken Sie Enter.

Geben Sie unter Email prompt den Subject und den Body ein. Formulieren Sie den Body als Anweisungen für die gewünschte E-Mail. Outdoo AI entwirft daraus das Follow-up auf Basis des Gesprächs.

Klicken Sie auf Save.

Vorlagen stehen allen Personen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.

Mit Platzhaltern personalisieren

Mit Platzhaltern werden Details automatisch eingefügt. Klicken Sie im Body-Editor auf Add placeholders und wählen Sie aus der Liste. Sie können Platzhalter nach Namen suchen.

Platzhalter gibt es sowohl für den Empfänger als auch für den Absender:

Name

Company

Job title

Phone

Sie können auch Details des Gesprächs im Betreff verwenden, zum Beispiel „Unser Meeting {MEETING_TITLE} morgen“.

Ein Follow-up aus einem Gespräch generieren

Öffnen Sie ein Gespräch und klicken Sie auf Generate Follow-Up Email.

Wählen Sie unter Template die Option Default für die Standardvorlage oder eine eigene Vorlage. Beginnen Sie mit der Eingabe, um zu suchen.

Wenn die Vorlage Empfänger-Platzhalter verwendet, wählen Sie unter Recipient eine der Personen aus dem Gespräch aus.

Klicken Sie auf Generate.

Prüfen Sie den Entwurf und klicken Sie dann auf Copy, oder öffnen Sie ihn mit Open in in Ihrem E-Mail-Programm.

Wenn Sie nach dem Generieren die Vorlage oder den Empfänger ändern, klicken Sie auf Regenerate, um die E-Mail zu aktualisieren.

Ihre Vorlagen verwalten

Auf der Seite Follow-up Templates können Sie nach Namen suchen und über das Menü ⋮ in jeder Zeile:

eine Vorlage bearbeiten (Edit)

sie duplizieren (Duplicate). Dabei entsteht eine Kopie mit dem Namen „[template name] - Copy“, die Sie anpassen können

sie löschen (Delete). Das Löschen ist endgültig, und Ihr Team kann diese Vorlage danach nicht mehr verwenden.

Wer diese Funktion nutzen kann

Zum Verwalten von Vorlagen ist die Berechtigung Follow-up Templates erforderlich, zum Generieren von Follow-ups die Berechtigung, Follow-up-E-Mails für das Gespräch zu generieren. Administratoren können beide unter Company Settings > People Settings > Permission Profiles festlegen.

Wir hoffen, dieser Artikel war hilfreich. Bei Fragen schreiben Sie uns bitte an support@outdoo.ai