Bidirektionale CRM-Synchronisierung auf Deal Boards
Was „bidirektional“ hier bedeutet
Deal Boards synchronisieren in beide Richtungen:
- Vom CRM zu Outdoo AI: Deals und ihre Feldwerte stammen aus Ihrem verbundenen CRM. Wenn sich ein Deal im CRM ändert (Phase, Verantwortlicher, Abschlussdatum, Betrag usw.), wird die Änderung über die reguläre CRM-Datensynchronisierung in Outdoo AI übernommen, und das Board zeigt den aktualisierten Wert.
- Von Outdoo AI zum CRM: Bei Feldern, die der Board-Eigentümer als bearbeitbar markiert, können Teammitglieder einen Wert direkt auf dem Board ändern. Outdoo AI schreibt den neuen Wert sofort in den Deal-Datensatz in Ihrem CRM.
So bleiben die Pipeline-Ansichten in Outdoo AI und die Datensätze in Ihrem CRM konsistent, ohne doppelte manuelle Eingaben.
So funktioniert es in der Praxis
- Verbinden Sie Ihr CRM (Workspace-Administrator). Deal Boards basieren auf Deal-Daten aus dem CRM. Ein Board kann daher erst Deals anzeigen, wenn ein CRM verbunden ist.
- Konfigurieren Sie das Deal Board. Gehen Sie zu Opportunities > Pipelines, öffnen Sie das Board und klicken Sie auf Edit Board (oder für ein neues Board auf More Actions > Create Board). Nur der Board-Eigentümer kann die Einstellungen eines Boards ändern. Die Einstellungsseite enthält folgende Bereiche:
- General Settings: Name und Beschreibung des Boards sowie die Frage, ob alle Teams darauf zugreifen können.
- Order By: die Standardsortierung der Deals.
- Filters und Tabs: welche Deals auf dem Board erscheinen und wie sie gruppiert werden, basierend auf CRM-Deal-Feldern.
- Static Fields: schreibgeschützte Spalten, die CRM-Daten zu jedem Deal anzeigen.
- Editable Fields - with CRM Sync: CRM-Felder, die Ihr Team auf dem Board bearbeiten kann; Änderungen werden mit Ihrem CRM synchronisiert. Klicken Sie auf Add Field, um aus der Liste auszuwählen. In dieser Liste erscheinen nur Felder, die Outdoo AI laut Ihrem CRM aktualisieren darf.
- Bearbeiten Sie einen Wert auf dem Board. Fahren Sie mit der Maus über eine Zelle in einer bearbeitbaren Spalte und klicken Sie auf das Stiftsymbol (oder doppelklicken Sie auf die Zelle). Geben Sie den neuen Wert ein und klicken Sie auf Save. Outdoo AI aktualisiert den Deal in Ihrem CRM, und das Board zeigt den neuen Wert. Leere Werte können nicht gespeichert werden.
Das Bearbeiten auf dem Board steht Teammitgliedern mit Bearbeitungszugriff auf dieses Board zur Verfügung. Wenn das Stiftsymbol nicht erscheint, ist die Spalte entweder kein bearbeitbares Feld oder Sie haben keinen Bearbeitungszugriff.
Workspace-weite Synchronisierungseinstellungen, etwa ob alle aktuellen CRM-Deals in Outdoo AI übernommen werden, finden Sie unter Company Settings > CRM > CRM Data Sync. Richten Sie diese so ein, dass die richtigen Deals auf Ihren Boards ankommen.
Unterstützte CRMs
Deal Boards arbeiten mit dem CRM, das mit Ihrem Workspace verbunden ist. Salesforce, HubSpot und Pipedrive haben eigene Einstellungsseiten unter Company Settings > CRM. Weitere CRMs, mit denen sich Outdoo AI verbindet, sind unter anderem:
Die vollständige, aktuelle Liste finden Sie unter Company Settings > CRM > All CRMs. Bereits mit Ihrem Workspace verknüpfte CRMs erscheinen unter Connected, alle übrigen unter Available CRMs.
Welche Felder auf einem Board bearbeitet werden können, hängt vom Connector ab: Ein Feld erscheint nur dann unter Editable Fields - with CRM Sync, wenn das jeweilige CRM Outdoo AI erlaubt, es zu aktualisieren.
Tipps für Administratoren
- Beginnen Sie mit wenigen bearbeitbaren Feldern. Fügen Sie nur Felder hinzu, die Teammitglieder auf dem Board ändern sollen. Alles andere kann unter Static Fields bleiben, wo es weiterhin aus dem CRM angezeigt, aber nicht bearbeitet werden kann.
- Richten Sie sich nach den CRM-Berechtigungen. Wenn ein Feld im CRM schreibgeschützt oder eingeschränkt ist, wird es nicht als bearbeitbares Feld angeboten.
- Prüfen Sie zuerst CRM Data Sync. Wenn erwartete Deals auf einem Board fehlen, prüfen Sie, ob die CRM-Verbindung funktioniert und ob Company Settings > CRM > CRM Data Sync die benötigten Deals übernimmt.
- Wenn Board und CRM voneinander abweichen, gilt der CRM-Datensatz als maßgeblich. Prüfen Sie dann, ob das Feld unter Editable Fields - with CRM Sync aufgeführt ist und die Integration noch verbunden ist.
Wir hoffen, dieser Artikel war hilfreich. Bei Fragen schreiben Sie uns bitte an support@outdoo.ai