Einwilligungsprofile im Überblick
In bestimmten Regionen und Bundesstaaten müssen alle Gesprächsteilnehmenden über die Aufzeichnung informiert werden. Machen Sie sich mit den für Ihren Standort geltenden Gesetzen und Vorschriften vertraut. Outdoo AI empfiehlt, unabhängig vom Standort grundsätzlich alle Teilnehmenden über Aufzeichnungen zu informieren.
Methoden zur Einholung der Einwilligung
Outdoo AI bietet zwei Möglichkeiten, Teilnehmende über die Aufzeichnung zu informieren:
- Audio Prompt (Audiohinweis): Die Teilnehmenden hören zu Beginn des Meetings eine kurze Ansage, dass es aufgezeichnet wird.
- Pre-call email (E-Mail vor dem Gespräch): Kunden erhalten 10 Minuten vor dem geplanten Gespräch eine automatische E-Mail mit dem Hinweis, dass das Meeting aufgezeichnet wird.
Einwilligungseinstellungen verwalten
Die Anforderungen an die Einwilligung unterscheiden sich oft je nach Region, Team oder Anwendungsfall. Dafür bietet Outdoo AI Einwilligungsprofile. Sie können Profile für verschiedene Teams oder Regionen anlegen, um Vorschriften einzuhalten und Abläufe zu vereinfachen.
Was Sie mit Einwilligungsprofilen tun können
- Die E-Mail vor dem Gespräch und den Audiohinweis für jedes Profil ein- oder ausschalten
- Den Audiohinweis in der Sprache Ihrer Teilnehmenden abspielen und Ansage und Stimme auswählen
- Separate Profile für verschiedene Regionen oder Teams anlegen
- Jedem Teammitglied ein Profil zuweisen, damit für alle seine Gespräche dieselben Regeln gelten
Ablauf: Einholung der Einwilligung einrichten
1. Einwilligungsprofile erstellen oder anpassen
- Gehen Sie zu Company Settings > Conversation Capture > Consent Profile.
- Verwenden Sie ein vorhandenes Profil oder legen Sie neue Profile für bestimmte Anforderungen an.
- Aktivieren Sie mindestens eine Methode, um Teilnehmende zu informieren: den Audiohinweis oder die E-Mail vor dem Gespräch.
2. Profile Teammitgliedern zuweisen
- Gehen Sie zu Company Settings > People Settings > Team Management, öffnen Sie ein Teammitglied und wählen Sie ein Recording consent profile.
- Testen Sie Profile mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie sie breit einführen.
Best Practices für die Compliance
- Setzen Sie Audiohinweise und E-Mails vor dem Gespräch einheitlich überall ein.
- Prüfen Sie neue Einwilligungsprofile mit kleineren Gruppen, bevor Sie sie einführen.
- Halten Sie sich über regionale Vorschriften zur Gesprächsaufzeichnung auf dem Laufenden, damit Sie dauerhaft compliant bleiben.
Wir hoffen, dieser Artikel war hilfreich. Bei Fragen schreiben Sie uns bitte an support@outdoo.ai