KI-Follow-up-E-Mails mit Vorlagen generieren
Überblick
Outdoo AI schreibt Ihnen in wenigen Sekunden eine vollständige Follow-up-E-Mail zu jedem aufgezeichneten Gespräch. Sie wählen eine Follow-up-Vorlage aus, und Outdoo AI entwirft Betreffzeile und Text auf Grundlage dessen, was im Gespräch tatsächlich gesagt wurde.
Follow-up-Vorlagen sind wiederverwendbare KI-Anweisungen. Outdoo AI bringt fertige Vorlagen mit, und Sie können eigene Vorlagen hinzufügen, damit alle Follow-ups dem Ton, dem Aufbau und der Art der nächsten Schritte Ihres Teams entsprechen.
Ideal für: Vertriebsteams, Account Executives, Vertriebsleiter
Outdoo AI liegt nicht immer richtig. Prüfen Sie eine generierte E-Mail immer, bevor Sie sie senden.
Eigene Follow-up-Vorlage erstellen
Die Anweisungen einer Vorlage bestimmen, was Outdoo AI schreibt. Beschreiben Sie Ziel, Ton und Länge der E-Mail und was sie enthalten oder vermeiden soll. Outdoo AI liest das Transkript des Gesprächs bereits mit, Sie müssen also keine Gesprächsdetails in die Anweisungen einfügen.
So erstellen Sie eine eigene Follow-up-Vorlage:
- Gehen Sie zu Manage > Follow-up Templates.
- Klicken Sie auf Add Template.
- Geben Sie einen Namen ein, den Ihr Team wiedererkennt, zum Beispiel „Zusammenfassung nach Bedarfsanalyse“.
- Schreiben Sie Ihre KI-Anweisungen in das Vorlagenfeld.
- (Optional) Fügen Sie benutzerdefinierte Variablen wie
{{recipient.first_name}}hinzu, um die E-Mail zu personalisieren. Siehe Tabelle unten. - Klicken Sie auf Save.
Ihre Vorlage erscheint nun in der Auswahlliste, wenn jemand aus einem Gespräch eine Follow-up-E-Mail generiert.
Benutzerdefinierte Variablen
Benutzerdefinierte Variablen fügen Angaben zu Empfänger und Absender automatisch ein, sodass eine einzige Vorlage für jedes Gespräch funktioniert. Geben Sie die Variable genau wie angezeigt ein, einschließlich der doppelten geschweiften Klammern.
Variable | Fügt ein | Beispiel in der Vorlage | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Vorname des Empfängers | Hallo {{recipient.first_name}} | Hallo John |
| Nachname des Empfängers | Hallo {{recipient.last_name}} | Hallo Doe |
| E-Mail-Adresse des Empfängers | Wir kontaktieren Sie unter {{recipient.email}} | Wir kontaktieren Sie unter john.doe@gmail.com |
| Firmenname des Empfängers | Hallo {{recipient.company_name}} | Hallo Acme Corp |
| Vorname des Absenders | Hallo {{sender.first_name}} | Hallo John |
| Nachname des Absenders | Herr {{sender.last_name}}, | Herr Doe, |
| Firmenname des Absenders | Viele Grüße, {{sender.company_name}} | Viele Grüße, Acme |
| Position des Absenders | Viele Grüße, Alex, {{sender.job_title}} | Viele Grüße, Alex, Account Executive |
| Telefonnummer des Absenders | Rufen Sie mich an unter {{sender.phone}} | Rufen Sie mich an unter 555-123-7777 |
| E-Mail-Adresse des Absenders | Sie erreichen mich unter {{sender.email}} | Sie erreichen mich unter test@gmail.com |
Best Practices für das Schreiben von Vorlagen
Je klarer die Anweisungen, desto besser die E-Mail. Beachten Sie diese Tipps.
- Nennen Sie das Ziel. Sagen Sie genau, was die E-Mail erreichen soll, zum Beispiel: „Schreibe ein Follow-up nach einem Bedarfsanalyse-Gespräch, das einen Demo-Termin vereinbart.“
- Beschreiben Sie den Aufbau. Zum Beispiel: eine kurze Betreffzeile, ein persönlicher Einstieg, zwei zentrale Erkenntnisse aus dem Gespräch und eine klare Handlungsaufforderung.
- Nennen Sie Zielgruppe und nächsten Schritt. Zum Beispiel: „Zwei Absätze für einen VP of Sales, der an einer Demo teilgenommen hat. Greife einen konkreten Punkt aus dem Gespräch auf. Ziel: einen technischen Deep-Dive vereinbaren.“
- Legen Sie den Ton fest. Professionell und prägnant, freundlich und locker oder selbstbewusst, aber nicht aufdringlich.
- Halten Sie die Vorlage wiederverwendbar. Vermeiden Sie Details, die nur zu einem einzigen Deal passen. Verwenden Sie stattdessen benutzerdefinierte Variablen für Namen, Firmen und Kontaktdaten.
- Verwenden Sie eine einzige Sprache. Wenn Sie in einer Vorlage Sprachen mischen, kann die E-Mail in der falschen Sprache entstehen.
- Begrenzen Sie die Länge. Geben Sie eine Wortgrenze vor, etwa „unter 150 Wörtern“, wenn Sie kurze E-Mails möchten.
Follow-up-E-Mail aus einem Gespräch generieren
Sobald ein echtes Gespräch in Outdoo AI aufgezeichnet ist, machen Sie daraus mit wenigen Klicks eine Follow-up-E-Mail.
So generieren Sie eine Follow-up-E-Mail:
- Öffnen Sie das Gespräch, zu dem Sie ein Follow-up senden möchten.
- Klicken Sie auf Generate follow-up email.
- Wählen Sie eine Option aus der Liste: eine integrierte Vorlage oder eine der eigenen Vorlagen Ihres Teams.
- Warten Sie, bis Outdoo AI Betreffzeile und Text generiert hat.
- Prüfen Sie den Entwurf und passen Sie bei Bedarf Inhalte an.
- Kopieren oder senden Sie die E-Mail.
Wenn Sie den generierten Entwurf bearbeiten, ändert sich die gespeicherte Vorlage nicht. Um künftige E-Mails zu ändern, bearbeiten Sie die Vorlage unter Manage > Follow-up Templates.
Beispielvorlagen
Nutzen Sie diese Vorlagen als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren Vertriebsprozess an.
Zusammenfassung nach dem Bedarfsanalyse-Gespräch
Schreibe eine Follow-up-E-Mail an {{recipient.first_name}} bei {{recipient.company_name}} nach unserem Bedarfsanalyse-Gespräch.
Die E-Mail soll:
- sich für die Zeit bedanken
- die zwei oder drei wichtigsten Herausforderungen zusammenfassen, die genannt wurden
- eine dieser Herausforderungen damit verknüpfen, wie wir helfen können
- den vereinbarten nächsten Schritt bestätigen, falls einer besprochen wurde
- mit einer klaren Handlungsaufforderung enden
Ton: professionell, freundlich, prägnant. Unter 150 Wörtern.
Follow-up nach einer Demo
Schreibe eine Follow-up-E-Mail an {{recipient.first_name}} nach der heutigen Produktdemo.
Die E-Mail soll:
- mit der Funktion beginnen, auf die am stärksten reagiert wurde
- offene Fragen aus der Demo beantworten
- die nächsten Schritte und die jeweils Verantwortlichen auflisten
- schließen mit: „Rufen Sie mich unter {{sender.phone}} an, falls Fragen aufkommen.“
Ton: selbstbewusst, hilfsbereit, nicht aufdringlich.
Zusammenfassung der Pain Points
Ermittle anhand dieses Gesprächs mit {{recipient.first_name}} die drei wichtigsten besprochenen Pain Points.
Schreibe eine prägnante Betreffzeile, die sich auf eines ihrer Ziele bezieht. Gliedere den Text nach Aufhänger, Überleitung, Mehrwert und Handlungsaufforderung:
- ein persönlicher Einstieg, der sich auf eine Aussage aus dem Gespräch bezieht
- der größte Pain Point, nach Möglichkeit in den eigenen Worten des Gesprächspartners
- wie unsere Lösung ihn adressiert
- Handlungsaufforderung: eine kurze, konkrete Bitte
Ton: klar, professionell.
Wiederaufnahme des Kontakts
Schreibe eine kurze E-Mail an {{recipient.first_name}}, um das Gespräch wieder aufzunehmen.
Die E-Mail soll:
- anerkennen, dass das letzte Gespräch schon eine Weile her ist
- an die Priorität anknüpfen, die im letzten Gespräch genannt wurde
- einen Grund nennen, gerade jetzt wieder ins Gespräch zu kommen
- um ein 15-minütiges Telefonat bitten
Ton: höflich, selbstbewusst, prägnant.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die von Outdoo AI generierte E-Mail bearbeiten?
Ja. Sie können Betreffzeile und Text vor dem Senden ändern. Ihre Änderungen wirken sich nicht auf die gespeicherte Vorlage aus.
Muss ich die E-Mail vor dem Senden prüfen?
Ja. Outdoo AI arbeitet mit dem Gespräch, kann Details aber falsch verstehen oder erfinden. Prüfen Sie Namen, Zahlen und Zusagen, bevor Sie senden.
Warum liefert dieselbe Vorlage unterschiedliche E-Mails?
Outdoo AI schreibt jede E-Mail neu auf Basis des ausgewählten Gesprächs. Unterschiedliche Gespräche, und sogar dasselbe Gespräch bei zweimaliger Generierung, können zu unterschiedlichen Formulierungen führen.
Warum erscheint eine Variable leer oder als reiner Text?
Der Wert fehlt für diesen Empfänger oder Absender, oder die Variable wurde falsch geschrieben. Vergleichen Sie die Schreibweise mit der Tabelle der benutzerdefinierten Variablen und stellen Sie sicher, dass Profil- bzw. Kontaktdaten ausgefüllt sind.
Wer kann eigene Vorlagen verwenden?
Sobald eine Vorlage unter Manage > Follow-up Templates gespeichert ist, erscheint sie als Option, wann immer jemand eine Follow-up-E-Mail generiert.
Wir hoffen, dieser Artikel war hilfreich. Bei Fragen schreiben Sie uns bitte an support@outdoo.ai