Berechtigungsprofile erstellen und verwalten
Ein Berechtigungsprofil legt fest, was ein Teammitglied in Outdoo AI sehen und tun darf: welche Seiten es öffnen kann, auf wessen Gespräche es zugreifen darf, welche Aktionen es bei diesen Gesprächen ausführen kann und welche Einstellungen es verwalten darf. Jedes Teammitglied hat in jedem Workspace, dem es angehört, ein Berechtigungsprofil.
Outdoo AI bringt eine Reihe von Standardprofilen mit, die typische Anforderungen abdecken. Passt kein Standardprofil, können Sie ein eigenes Profil erstellen und genau festlegen, welche Berechtigungen es enthält.
Berechtigungsprofile sehen und verwalten Sie unter Company Settings > People Settings > Permission Profiles.
Standardprofile und eigene Profile
Standardprofile stellt Outdoo AI bereit. Sie sind in der Liste mit dem Badge Default gekennzeichnet. Beispiele sind Admin, Manager, Employee und Viewer. Sie können ein Standardprofil öffnen, um zu sehen, was es erlaubt. Standardprofile lassen sich weder bearbeiten noch löschen.
Eigene Profile legt Ihr Unternehmen selbst an. Sie können sie jederzeit bearbeiten, duplizieren oder löschen. Die Liste zeigt, wann und von wem jedes eigene Profil zuletzt geändert wurde.
Eine Übersicht darüber, was jedes Standardprofil darf, finden Sie im Leitfaden zu den Standard-Berechtigungsprofilen und unter Standard-Berechtigungsprofile für die Practice-Funktionen.
Berechtigungsprofile gelten pro Workspace
Berechtigungsprofile gehören zu einem Workspace. Ein Banner oben auf der Seite zeigt, welchen Workspace Sie gerade ansehen. Um die Profile eines anderen Workspace zu sehen, klicken Sie auf Change Workspace, wählen den Workspace aus und klicken auf Show Profiles.
Wer Berechtigungsprofile verwalten darf
Permission Profiles steht folgenden Personen zur Verfügung:
- Teammitgliedern, die in Team Management als Technical administrator gekennzeichnet sind.
- Teammitgliedern, deren Berechtigungsprofil Manage users (unter Business access) aktiviert hat.
Dieselbe Berechtigung gibt auch Zugriff auf Team Management.
Ein eigenes Profil erstellen
- Gehen Sie zu Company Settings > People Settings > Permission Profiles.
- Klicken Sie auf New Profile.
- Geben Sie unter Role details einen Name (Pflichtfeld) und optional eine Description ein, die erklärt, für wen das Profil gedacht ist.
- Gehen Sie die Berechtigungsbereiche durch und aktivieren Sie, was dieses Profil benötigt. Über das Seitenmenü springen Sie zwischen den Bereichen. Bereiche, die aus Ein/Aus-Berechtigungen bestehen, etwa Business access und die Bereiche für Gesprächsaktionen, haben zusätzlich einen Schalter, der alle ihre Berechtigungen auf einmal ein- oder ausschaltet.
- Klicken Sie auf Create Profile.
Das neue Profil erscheint in der Liste und kann sofort Teammitgliedern zugewiesen werden.
Ein eigenes Profil bearbeiten
- Klicken Sie in der Liste auf das Profil oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü daneben und wählen Sie Edit.
- Ändern Sie Name, Beschreibung oder Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Save Changes.
Die Änderungen gelten für alle Teammitglieder, die dieses Profil haben.
Ein Profil duplizieren
Duplizieren ist der schnellste Weg, ein Profil zu erstellen, das einem vorhandenen ähnelt.
- Klicken Sie neben einem eigenen Profil auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Duplicate.
- Outdoo AI öffnet eine Kopie mit denselben Berechtigungen. Eine Kopie von „Sales Manager“ heißt „Sales Manager - Copy“.
- Benennen Sie sie um, passen Sie die Berechtigungen an und klicken Sie auf Create Profile.
Ein eigenes Profil löschen
- Klicken Sie neben dem Profil auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Delete.
- Bestätigen Sie im Fenster Delete Permission Profile.
Das Löschen eines Profils lässt sich nicht rückgängig machen. Standardprofile können nicht gelöscht werden.
Was Sie in einem Profil festlegen können
Alle Berechtigungen legen Sie in einem einzigen Profilformular fest. Die folgenden Bereiche sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie dort erscheinen. Viele Berechtigungen tragen ein Badge Real Calls (echte Kundengespräche), Practice (Übungsgespräche) oder beide, damit Sie sehen, wofür sie jeweils gelten. Fahren Sie mit der Maus über ein Badge, um zu sehen, worauf es sich bezieht. Wenn Ihr Tarif Revenue Intelligence oder AI Roleplay nicht enthält, werden die zugehörigen Berechtigungen schreibgeschützt angezeigt, mit einem Hinweis auf den Grund.
Die Namen der Berechtigungen und Optionen sind unten so angegeben, wie sie in der App erscheinen.
Business access
Übergeordnete Berechtigungen für den gesamten Workspace:
- Manage billing
- Manage users (gibt Zugriff auf Team Management und Permission Profiles)
- Export data (Daten aus Listen und Berichten herunterladen)
Page access
Legen Sie fest, welche Seiten Personen öffnen dürfen. Wenn Sie eine Gruppe auswählen, werden alle Seiten darin aktiviert.
- Practice: Roleplay Agents, Courses, Call Blitz, AI Trainer, History
- Real Calls: History, Library, Streams
- Opportunities: Pipelines, Insights
- CRM Automation
- Performance
Real call access
Legen Sie fest, auf wessen echte Kundengespräche Personen zugreifen dürfen: No access, All calls, Their manager's team, People who report to them, Only their own, Specific users, Specific teams oder Calls with specific labels.
- Their manager's team: die eigenen Gespräche, die Gespräche der eigenen Führungskraft und die Gespräche aller anderen, die an diese Führungskraft berichten. Personen, die an das Teammitglied selbst berichten, sind nicht enthalten.
- People who report to them: die eigenen Gespräche und die Gespräche der Personen, die direkt an das Teammitglied berichten. Die eigene Führungskraft ist nicht enthalten.
Real call actions
Aktionen, die Personen bei den echten Gesprächen ausführen dürfen, auf die sie Zugriff haben: Score calls, Regenerate AI scorecard, Link AI scorecard to call, Generate follow-up email, Link CRM records to calls, Fix speakers, Run CRM Automation on calls, Regenerate insights, Share calls, Make their own calls private, Create snippets, Record a call, Play recordings, Download media, Copy media, Rename calls, Delete calls, Add labels to calls, Comment on calls, View transcript und Upload calls.
- Fix speakers erlaubt es, Stimmen in einem Gespräch den richtigen Personen zuzuordnen. Beim Speichern werden die Insights des Gesprächs neu erzeugt.
- Record a call ist die Verknüpfung „Record a Call“ auf der Startseite.
Library access
Legen Sie fest, welche Ordner der Unternehmens-Library Personen öffnen dürfen (No access, All folders oder Selected folders only) und ob sie Create folders, Edit folders und Archive folders nutzen dürfen.
Streams access
Legen Sie fest, welche Streams Personen öffnen dürfen (No access, All streams oder Selected streams only) und ob sie Create folders, Edit folders und Archive folders nutzen dürfen. Innerhalb eines Streams sehen Personen nur die Gespräche, die ihr Real call access erlaubt.
Practice call access
Legen Sie fest, auf wessen Übungsgespräche Personen zugreifen dürfen. Die Optionen entsprechen denen von Real call access, mit All practice calls anstelle von All calls.
Practice call actions
Aktionen, die Personen bei den Übungsgesprächen ausführen dürfen, auf die sie Zugriff haben: Copy media, Share calls, Rename calls, Delete calls, Upload calls, Download media, Play recordings, Add labels to calls, View transcript, Comment on calls und Regenerate AI scorecard.
Agent access
Legen Sie fest, auf welche Rollenspiel-Agenten Personen zugreifen dürfen (No access, All agents, Agents with specific tags oder Agents in specific folders) und ob sie Manage agents und Embed agents nutzen dürfen. Für Manage agents muss Agent access auf All agents stehen.
Performance access
Legen Sie fest, wessen Daten Personen auf der Seite „Performance“ sehen dürfen. Die Optionen entsprechen denen von Real call access, mit Everyone anstelle von All calls.
Management
Einstellungen, die Personen verwalten dürfen: Manage scorecards, Manage courses, Manage batches, Manage Call Blitz, Manage roleplay types, Manage scenarios, Manage workflows, Manage resources, Manage trackers, Manage AI questions, Manage vocabulary, Manage categories und Manage labels. Jeder Eintrag hat ein Badge Real Calls oder Practice (oder beide), das zeigt, wofür er gilt. Manage labels gilt nur für Real Calls.
AI assistant
KI-Funktionen, die Personen nutzen dürfen: Generate agent, Generate scorecard und Chat with AI.
Voneinander abhängige Berechtigungen
Manche Berechtigungen funktionieren nur zusammen. Outdoo AI hält sie daher bei Ihren Änderungen stimmig und teilt Ihnen mit, was es angepasst hat. Zum Beispiel:
- Real call actions erfordern die Seite Real Calls History und eine andere Zugriffsstufe für Real call access als No access.
- Practice call actions erfordern die Seite Practice History.
- Agent access, Manage agents, Embed agents und Generate agent erfordern die Seite Roleplay Agents.
- Generate scorecard erfordert Manage scorecards.
- Regenerate AI scorecard erfordert Link AI scorecard to call.
Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Benutzer, Teams, Labels, Tags, Ordner oder Streams beschränken, wählen Sie mindestens einen Eintrag aus. Andernfalls speichert Outdoo AI das Profil nicht und verweist Sie auf das betreffende Feld.
Teammitgliedern ein Berechtigungsprofil zuweisen
Berechtigungsprofile weisen Sie in Team Management zu, jeweils eines pro Workspace.
- Gehen Sie zu Company Settings > People Settings > Team Management.
- Klicken Sie auf Add Member, um eine neue Person hinzuzufügen, oder öffnen Sie ein bestehendes Teammitglied, um es zu bearbeiten.
- Wählen Sie unter Select Home Workspace den Home-Workspace. Dafür muss ein Berechtigungsprofil festgelegt sein.
- Wählen Sie für jeden Workspace, den das Teammitglied nutzen soll, im Dropdown daneben ein Berechtigungsprofil. Das Dropdown listet die Berechtigungsprofile dieses Workspace auf, einschließlich eigener Profile. Belassen Sie einen Workspace auf No access, wenn die Person ihn nicht nutzen soll.
- Klicken Sie auf Confirm and add member oder Save details.
Wenn Ihr Tarif pro Benutzer abgerechnet wird und eine Profiländerung eine neue kostenpflichtige Lizenz belegt, bittet Outdoo AI Sie vor dem Speichern, die Änderung der Abrechnung zu bestätigen. Mehr zum Hinzufügen von Teammitgliedern lesen Sie unter Teammitglieder hinzufügen oder verwalten.
Häufige Fragen
Kann ich ein Standardprofil bearbeiten?
Nein. Erstellen Sie ein neues Profil mit den benötigten Berechtigungen oder duplizieren Sie ein ähnliches eigenes Profil und weisen Sie es dann den betreffenden Teammitgliedern zu.
Kann ich ein Standardprofil duplizieren?
Nein, Duplicate gibt es nur bei eigenen Profilen. Öffnen Sie das Standardprofil, um es zu prüfen, klicken Sie dann auf New Profile und aktivieren Sie dieselben Berechtigungen.
Was passiert mit Teammitgliedern, wenn ich ihr Profil bearbeite?
Die neuen Berechtigungen gelten für alle, die dieses Profil haben. Sie müssen es nicht neu zuweisen.
Kann ein Teammitglied in verschiedenen Workspaces unterschiedliche Profile haben?
Ja. Das Teammitglied hat in jedem Workspace ein eigenes Berechtigungsprofil, und jeder Workspace hat seine eigene Liste von Profilen.
Warum sind manche Berechtigungen ausgegraut?
Entweder handelt es sich um ein Standardprofil (nicht bearbeitbar), oder Ihr Tarif enthält Revenue Intelligence oder AI Roleplay nicht. Ein Hinweis im jeweiligen Bereich erklärt den Grund.
Warum hat Outdoo AI eine Berechtigung von selbst ein- oder ausgeschaltet?
Manche Berechtigungen hängen von anderen ab. Wenn Sie eine ändern, passt Outdoo AI die zugehörigen Berechtigungen an und zeigt eine Meldung, die die Änderung erklärt.
Warum sehe ich eine Meldung, dass ich keinen Zugriff auf eine Seite habe?
Die Meldung nennt die Berechtigung, die Ihnen fehlt. Bitten Sie einen Administrator in Ihrem Unternehmen, Ihr Berechtigungsprofil anzupassen.
Ich sehe Permission Profiles nicht in den Einstellungen. Warum?
Sie benötigen die Berechtigung Manage users oder die Einstellung Technical administrator. Bitten Sie einen Administrator in Ihrem Unternehmen, Ihr Berechtigungsprofil anzupassen.
Wir hoffen, dieser Artikel war hilfreich. Bei Fragen schreiben Sie uns bitte an support@outdoo.ai